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By Buevi TI 23 Mayo, 2024

¿Cómo mejorar el servicio de tu institución educativa?

Mejorar la gestión escolar es vital para ofrecer un servicio de una mayor calidad y conseguir que tu institución sea más rentable.
El aumento de tu matricula en inscripciones y reinscripciones es el objetivo principal.
Hay múltiples factores que influyen en esto, uno de los más importantes es el servicio que brindas a tus alumnos y padres de familia.
Evalúa qué tan bueno es el servicio al cliente de tu institución con los siguientes aspectos:

La institución es quien debe de facilitar una comunicación fluida entre todos los actores implicados y hacerlo adaptándose a los formatos que son más cómodos y eficaces para ellos.
La tecnología ha abierto numerosas posibilidades de comunicación más eficaces a través de aplicaciones móviles y a través de internet, que permiten una comunicación más inmediata y fiable, ideal para las necesidades de una institución educativa.
Concertar una cita con un profesor a través de una aplicación móvil o hacer un seguimiento de la asistencia o las calificaciones de nuestros hijos en tiempo real, son posibilidades que hoy en día están al alcance de cualquiera.
Estas comunicaciones además deben de realizarse en cumplimiento de la ley de protección de datos vigente y garantizando un grado óptimo de seguridad de los datos personales almacenados.

Medir las cosas que hacemos, el soporte a los alumnos y padres de familia es una de ellas. Considera el tiempo promedio que le toma a tu equipo darle respuesta a las consultas que llegan y controla este número para poder evaluar la atención que recibe tu comunidad estudiantil.

Actualmente existen diversas plataformas que tienen integradas herramientas que te ayudan a conocer cómo es la satisfacción del cliente en relación al servicio que recibe. Si no tienes acceso a estos indicadores —es un foco rojo— procura vigilarlos de manera continua para ver su evolución al implementar distintas estrategias.

La gestión económica de una institución es un área fundamental en la que se pueden introducir mejoras que lleven a un importante ahorro económico y en el tiempo dedicado a las gestiones administrativas.
Una institución educativa necesita emitir cientos de recibos con diferentes periodicidades, a diferentes pagadores y por conceptos diversos: pago de mensualidades, actividades extraescolares y una gran variedad de extras.
Debido a la complejidad del área económica, es recomendable usar un software que permita almacenar los datos de facturación de los diferentes pagadores y hacer facturas periódicas automatizadas por diferentes conceptos. Además este tipo de softwares facilitan también el seguimiento de los pagos, la gestión de la morosidad, entre otros., mejorando la eficacia de la gestión.
Una institución educativa también se beneficia de la posibilidad de efectuar previsiones económicas a partir de los datos almacenados para crear los presupuestos. Para eso es necesario poder conocer en todo momento el estado de cuenta, hacer un seguimiento de los pagos a proveedores, hacer seguimiento de los ingresos y poder comparar con periodos anteriores. Hacer previsiones ayudará al centro a planificar acciones de marketing efectivas para captar nuevos alumnos y fidelizar a los clientes existentes.

“LA INVENCIÓN NO SE TRATA SOLO DE CREAR. SE TRATA DE CUESTIONAR EL STATU QUO Y MEJORAR LO QUE YA EXISTE.”
Jeff Bezos

Un tema importante es saber si tu institución cuenta con un software de gestión escolar que te permita integrar todos sus procesos en una misma plataforma. Si aún no la tienes, considéralo porque este tipo de software cambia por completo las reglas del juego.
Con una plataforma de este tipo, podrás disponer de todos los datos de forma centralizada, almacenados de forma segura en la nube. Así tu institución podrá llevar una gestión más integrada de todas las áreas que la componen, facilitando y automatizando procesos fundamentales para su buen funcionamiento.

Cada acción o interacción que el alumno o padre de familia recibe y percibe de su institución educativa puede tener un impacto significativo en su toma de decisiones, incluida su reinscripción o permanencia dentro de la escuela. Si tienes esto en mente, será más fácil poder brindarles una mejor atención.